Diensthandy-Richtlinie:
Was Betriebe regeln sollten

Ratgeber · Von Florian Zeis · Stand: Oktober 2026

Eine Diensthandy-Richtlinie legt fest, wer ein Firmenhandy bekommt, was damit erlaubt ist und was beim Verlust oder beim Ausscheiden passiert. In kleinen Betrieben reichen dafür meist zwei Seiten. Wichtig ist, dass die Regeln schriftlich vorliegen und jeder Mitarbeiter sie vor der Übergabe unterschreibt.

Warum eine Richtlinie sinnvoll ist

Solange es nur drei Firmenhandys gibt, wird vieles mündlich geregelt. Ab etwa zehn Geräten tauchen die gleichen Fragen immer wieder auf: Darf ich privat telefonieren? Wer zahlt das Display, wenn es runterfällt? Muss ich das Gerät am Wochenende anlassen? Eine Richtlinie beantwortet diese Fragen einmal und für alle gleich. Das spart Diskussionen und schützt den Betrieb, wenn ein Gerät verloren geht oder ein Mitarbeiter im Streit geht.

Was in die Richtlinie gehört

Wer ein Diensthandy bekommt

Legen Sie fest, nach welchen Kriterien Geräte ausgegeben werden, zum Beispiel für Außendienst, Bauleitung oder Bereitschaft. Halten Sie auch fest, welche Geräteklasse es gibt. Wer klare Stufen hat, etwa ein Standardgerät und ein Gerät für Führungskräfte, muss nicht jede Anfrage einzeln entscheiden.

Private Nutzung

Die meisten Betriebe erlauben private Nutzung in einem vernünftigen Rahmen. Das ist für Mitarbeiter angenehm und steuerlich unproblematisch: Die private Nutzung betrieblicher Telekommunikationsgeräte ist nach § 3 Nr. 45 EStG steuerfrei. Schreiben Sie trotzdem dazu, was ausgeschlossen ist. Typisch sind kostenpflichtige Sondernummern, Abos über die Mobilfunkrechnung und private Nutzung außerhalb der EU, wenn dort Roaming-Kosten anfallen.

Kosten und Grenzen

Mit einer Flatrate für Telefonie und SMS und ausreichend Datenvolumen entstehen kaum noch Zusatzkosten. Teuer werden fast immer dieselben Posten: Drittanbieter, Sonderrufnummern und Roaming außerhalb der EU. Viele Betriebe lassen Drittanbieter-Abrechnungen deshalb grundsätzlich sperren. Wenn Mitarbeiter Kosten selbst tragen sollen, zum Beispiel für private Auslandsgespräche, muss das in der Richtlinie stehen. Ohne Regel lässt sich später nichts zurückfordern.

Erreichbarkeit

Ein Diensthandy heißt nicht, dass jemand rund um die Uhr erreichbar sein muss. Schreiben Sie hinein, wann Anrufe und Nachrichten beantwortet werden sollen und ob es Bereitschaftszeiten gibt. Bereitschaft ist ein Thema für Arbeitsvertrag oder Betriebsvereinbarung und sollte dort geregelt sein, nicht nur in der Handy-Richtlinie.

Sicherheit und Datenschutz

Auf Firmenhandys liegen Kundendaten, E-Mails und oft Zugänge zu Firmensystemen. Mindestens diese Punkte sollten geregelt sein:

• Bildschirmsperre mit PIN, Fingerabdruck oder Gesichtserkennung
• Updates werden zeitnah installiert
• Apps nur aus den offiziellen Stores, bei verwalteten Geräten nur freigegebene Apps
• Firmendaten werden nicht in private Cloud-Dienste kopiert
• das Gerät wird nicht an Familienmitglieder weitergegeben

Wer seine Geräte mit einem Mobile Device Management verwaltet, kann viele dieser Punkte technisch durchsetzen. Dann gehört in die Richtlinie auch, welche Daten das System sieht und welche nicht. Hat der Betrieb einen Betriebsrat, muss er bei der Einführung mitbestimmen, weil ein MDM grundsätzlich zur Überwachung geeignet ist (§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG).

Verlust, Diebstahl und Schäden

Der wichtigste Satz in diesem Abschnitt: Ein verlorenes Gerät wird sofort gemeldet, auch nachts und am Wochenende. Nennen Sie eine feste Stelle oder Telefonnummer dafür. Nur so lässt sich die SIM-Karte sperren und das Gerät aus der Ferne löschen, bevor jemand an die Daten kommt. Zur Haftung für Schäden gilt im Arbeitsrecht in der Regel: Bei leichter Fahrlässigkeit trägt der Arbeitgeber den Schaden, bei mittlerer Fahrlässigkeit wird er meist geteilt, bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz haftet in der Regel der Mitarbeiter. Pauschale Regeln wie „jeder Displayschaden kostet den Mitarbeiter 100 Euro“ sind deshalb meist nicht wirksam.

Rückgabe beim Ausscheiden

Legen Sie fest, dass Gerät, Zubehör und SIM-Karte am letzten Arbeitstag zurückgegeben werden, und zwar entsperrt oder mit hinterlegtem Code. Klären Sie vorher, was mit der Rufnummer passiert. Bei Vertriebsmitarbeitern ist die Nummer oft wertvoll, weil Kunden sie kennen. Wenn ein Mitarbeiter seine private Nummer ins Firmenkonto mitgenommen hat, sollte schriftlich feststehen, wem sie beim Ausscheiden gehört.

Praxistipp: Lassen Sie sich die Übergabe auf einem einfachen Formular bestätigen: Gerätetyp, Seriennummer oder IMEI, Rufnummer, Zubehör und Datum. Das gleiche Formular nutzen Sie bei der Rückgabe. So gibt es später keine Diskussion, was ausgegeben wurde.

Diensthandy oder eigenes Gerät?

Manche Betriebe lassen Mitarbeiter ihr privates Smartphone nutzen und zahlen einen Zuschuss. Das wirkt günstiger, schafft aber Probleme: Firmendaten liegen auf einem Gerät, über das der Betrieb keine Kontrolle hat, und beim Ausscheiden bleiben Kundenkontakte und Chatverläufe beim Mitarbeiter. Zuschüsse zum privaten Vertrag sind außerdem nicht automatisch steuerfrei. Für die meisten kleinen und mittleren Betriebe ist ein echtes Firmenhandy die einfachere Lösung. Mit einem Business-Tarif im Rahmenvertrag liegen die Kosten oft niedriger, als viele erwarten.

Kurz zusammengefasst: Regeln Sie schriftlich, wer ein Gerät bekommt, was privat erlaubt ist, wer Zusatzkosten trägt, wie das Gerät geschützt wird und was bei Verlust und Ausscheiden passiert. Lassen Sie jeden Mitarbeiter unterschreiben und prüfen Sie die Richtlinie einmal im Jahr. Bei arbeitsrechtlichen Detailfragen hilft ein Fachanwalt.